Purchase Order bestätigen, ASN erstellen, korrekt verpacken, CARP-Termin buchen, liefern – der Amazon-Vendor-Bestellprozess klingt einfach, hat aber an jedem Schritt Fallstricke, die Chargebacks, Fehlbuchungen und gesperrte Sendungen verursachen. Dieser Leitfaden erklärt den gesamten Prozess präzise – inklusive der ASN-Version-2-Anforderungen, die ab 2024/2025 gelten.
Als Amazon Vendor bist du kein Seller, der seine Ware selbst an Endkunden schickt – du belieferst Amazon als Großkäufer. Amazon platziert Purchase Orders (POs) in deinem Vendor-Central-Konto, du bestätigst, pickt und packst regelkonform, meldest die Sendung elektronisch an (ASN), buchst einen Anliefertermin und lieferst ins Fulfillment Center. Klingt nach einem klaren Prozess. Ist er auch – aber jede Abweichung von Amazons Vorgaben kostet: als Chargeback, Mengenkürzung, abgelehnte Sendung oder verzögerter Zahlungsfluss.
Der Gesamtprozess: Alle 8 Schritte im Überblick
Purchase Order (PO) eingeht und prüfen
Amazon stellt eine PO in Vendor Central ein. Dort sind Artikel, Mengen, Lieferdatum und Konditionen hinterlegt. Die PO ist verbindlich – sobald bestätigt, beginnt die Lieferpflicht. Vor der Bestätigung prüfen: ASINs korrekt gemappt? Menge verfügbar? Preis und Konditionen korrekt?
PO bestätigen – mit Korrekturen oder vollständig
POs können bis zu 2 Tage nach Eingang oder bis zu 14 Tage vor dem ASN-Versanddatum angepasst werden: Menge reduzieren, Datum verschieben, Backorder-Datum angeben (max. 30 Tage nach ursprünglichem PO-Datum).[1] Niemals Ware versenden, die nicht auf einer aktiven, bestätigten PO steht – das ist ein sicherer Chargeback.
Ware picken, packen und etikettieren
Ware gemäß Amazons Verpackungsvorschriften vorbereiten: korrekte Kartons, erlaubtes Füllmaterial, Karton- und Palettengrößen einhalten. Etikettierung mit AMZNCC oder SSCC-Barcodes – Details im Verpackungsabschnitt weiter unten.
ASN (Advance Shipment Notification) erstellen und übermitteln
Die ASN ist die elektronische Voranmeldung der Sendung – muss vor Ankunft der Ware im FC vorliegen. Sie enthält alle Details: PO-Nummern, ASINs, Mengen, Kartonanzahl, Palettenanzahl, Tracking-Nummern und – seit ASN Version 2 – die Zuordnung jedes Kartons zu seiner Palette.
Anliefertermin über CARP buchen
CARP (Carrier Appointment Request Portal) ist Amazons Buchungsportal für Anliefertermine. Mindestens 24 Stunden vor Anlieferung muss ein Termin gebucht sein – für alle LKW-Teil- und Vollladungen sowie Container. Paketsendungen benötigen keine CARP-Buchung.[4]
Transport und Anlieferung am FC
Lieferung im gebuchten Zeitfenster. Das Fahrzeug muss rückwärts an die Verladerampe heranfahren können. Alle Dokumente mitführen: BOL (Bill of Lading), ASN-Referenz, Lieferschein. Bei Collect-Freight: Amazon organisiert den Transport; bei Prepaid-Freight: der Vendor.
Warenannahme, Buchung und Abgleich im FC
Im FC werden Kartons gescannt und mit der ASN abgeglichen. Bei Übereinstimmung: Einbuchung in den Bestand. Bei Abweichungen zwischen ASN-Daten und physischer Lieferung: Shortage-Claims oder Chargebacks. Dieser Schritt macht deutlich, warum ASN-Genauigkeit so entscheidend ist.
Rechnung (Invoice) stellen
Die Invoice darf erst gestellt werden, nachdem die ASN bestätigt und die Sendung versendet ist. Invoices müssen 100 % mit den tatsächlich gelieferten Mengen übereinstimmen – für nicht gelieferte Positionen dürfen keine Positionen in Rechnung gestellt werden.[2]
Schritt 1–2: Purchase Order verstehen und korrekt bestätigen
| Element | Anpassbar bis | Hinweis |
|---|---|---|
| Verfügbare Menge | 2 Tage nach PO-Eingang oder 14 Tage vor ASN-Versanddatum | Nur reduzieren, nicht über PO-Menge hinaus erhöhen |
| Lieferdatum | 2 Tage nach PO-Eingang oder 14 Tage vor ASN-Versanddatum | Verschiebung muss realistisch sein |
| Backorder-Bestätigung | Bei teilweiser Verfügbarkeit sofort | Nachlieferung max. 30 Tage nach ursprünglichem PO-Datum[1] |
| Stornierung durch Vendor | Vor ASN-Erstellung | Nach Versand nicht mehr rückgängig zu machen |
Niemals ohne gültige, aktive PO versenden. Sendungen ohne zugehörige PO werden abgelehnt oder führen zu automatischen Chargebacks. Überfällige POs erscheinen unter „Items pending cancellation“ – regelmäßig prüfen.
Schritt 4: Die ASN – das Herzstück des Vendor-Prozesses
Die Advanced Shipment Notification (ASN) ist die elektronische Voranmeldung der Sendung an Amazon. Sie muss vor Ankunft der Ware im Fulfillment Center vorliegen und informiert Amazon über den exakten Inhalt der Sendung auf Artikel-, Karton- und Palettenebene.[3]
| ASN-Pflichtfeld | Anforderung |
|---|---|
| PO-Nummer(n) | Alle POs der Sendung. Eine ASN kann mehrere POs umfassen. |
| ASINs / GTINs | Exakt wie in der PO. Falsche ASINs führen zu Shortage-Claims. |
| Mengen | Auf Einheiten-, Karton- und Palettenebene. Abweichungen = Shortage-Claim. |
| Karton-Zuordnung zu Paletten | Neu ab ASN v2: Jeder Karton muss einer spezifischen Palette zugeordnet sein.[5] |
| Tracking-Nummern | Pro Karton (seit ASN v2 für nicht-palettierte Sendungen). |
| BOL / ARN | Bei Prepaid: BOL-Nummer. Bei Collect: Amazon Reference Number (ARN). |
| Einreichungsfrist | Innerhalb 30 Min. nach Carrier-Abfahrt oder spätestens 6h vor FC-Ankunft. |
Wichtige Änderung – ASN Version 2 (EU/UK ab August 2025)
Was sich mit ASN Version 2 geändert hat
Amazon führte ASN Version 2 schrittweise ein: Juni 2024 für EU/UK, Juli 2024 für USA/Kanada. Mit Wirkung ab 1. August 2025 sind die neuen Anforderungen für alle EU/UK-Fulfillment-Center verbindlich.[5]
| Bereich | ASN Version 1 (bisher) | ASN Version 2 (ab Aug. 2025) |
|---|---|---|
| Karton-Barcode | GTIN-13/14 ausreichend | SSCC oder AMZNCC Pflicht – GTIN-13/14 allein nicht mehr akzeptiert |
| Karton-zu-Paletten-Zuordnung | Nicht erforderlich | Pflicht: Jeder Karton muss in der ASN einer konkreten Palette zugeordnet sein (z. B. Kartons 1–30 → Palette 1) |
| Tracking (Small Parcel) | Eine Tracking-Nr. pro Sendung | Pflicht: Jeder einzelne Karton erhält eine eigene Tracking-Referenz in der ASN |
| Palettenetikett | Keine einheitlichen Vorgaben | SSCC oder AMZNCC auf mindestens zwei angrenzenden Seiten der Palette |
| EDI DESADV | Basis-Datenfelder (Order, Item, Menge, Kartonnummer) | Erweiterte Struktur nach GS1-Standard: Pallet → Box → Item-Hierarchie vollständig befüllt |
Warum das wichtig ist: Durch die exakte Karton-Paletten-Zuordnung kann Amazon beim Scan einer Palette sofort alle enthaltenen Kartons und zugehörigen POs identifizieren – das beschleunigt die Einbuchung um bis zu 40 % und reduziert Shortage-Claims aus Zuordnungsfehlern erheblich.
Schritt 3: Verpackungsvorschriften – Kartons, Füllmaterial, Paletten
Kartonvorschriften
Füllmaterial: was erlaubt ist, was nicht
| Füllmaterial | Status | Hinweis |
|---|---|---|
| Luftpolsterkissen | ✓ Zugelassen | Empfohlen. Großformatig. |
| Papierbögen (ganze Blätter) | ✓ Zugelassen | Kein loses Papier / keine Papierschnitzel. |
| Schaumstoffplatten / Luftpolsterfolie | ✓ Zugelassen | Großformatig, nicht lose. |
| Styroporplatten | ✓ Zugelassen | Nur als Platten, nicht als Chips oder Flocken. |
| Styroporchips / Styroporflocken | ✗ Verboten | Führt zu Chargebacks. Aufwendige Entsorgung durch Amazon.[4] |
| Papierschnitzel / loses Knitterpapier | ✗ Verboten | Loses Füllmaterial generell nicht zulässig. |
Palettenvorschriften (EU)
| Anforderung | EU-Standard | UK-Ausnahme |
|---|---|---|
| Palettentyp | Euro-/CHEP-Palette 800 × 1.200 mm, zertifiziert nach DIN 15146[7] | 1.000 × 1.200 mm Holzpaletten, GMA-Klasse B oder höher |
| Max. Höhe (einfach) | 1,80 m inkl. Palette | 1,80 m |
| Max. Höhe (doppelt) | 2,70 m (DE/CEE) | 3,00 m (UK, FR, IT, ES) |
| Max. Palettengewicht | 500 kg inkl. Eigengewicht der Palette | 500 kg |
| International (ISPM-15) | Wärmebehandlung Pflicht bei internationalem Versand | Pflicht bei Non-EU-Ursprung |
Einzelne Einheit > 30 kg: Muss auf einer Euro-Palette angeliefert werden – mit Etikett „Mit mechanischen Hilfsmitteln anzuheben“ oben und seitlich am Karton angebracht.
Etikettierung: Kartons und Paletten korrekt beschriften
Kartonetiketten
- AMZNCC oder SSCC-Barcode auf jedem Karton – Pflicht ab August 2025. AMZNCC wird am Ende der ASN-Erstellung in Vendor Central generiert.
- Empfohlene Etikettgröße: 10 × 15 cm. Gut lesbar, nicht überklebt, kein Etikett über Kartonöffnungen.
- Pflichtangaben: PO-Nummer, ASIN(s), Menge der Einheiten, Karton-ID (für ASN-Zuordnung), Lieferanten-ID.
- Alle anderen Barcodes an der Außenseite abdecken oder entfernen – besonders bei wiederverwendeten Kartons.
Palettenetiketten
- Mindestens zwei angrenzende Seiten etikettieren – empfohlen alle vier Seiten.
- SSCC-Barcode oder AMZNCC auf dem Palettenetikett. Ermöglicht sofortige Zuordnung zu Kartons und POs per Scan.[5]
- Pflichtangaben: Paletten-ID, zugehörige Karton-ID-Range, PO-Referenz(en), Lieferanten-ID, Ziel-FC-Adresse.
- Etiketten müssen wasserfest und dauerhaft haften – mindestens bis zur Warenannahme im FC.
Schritt 5: CARP – Wer bucht den Anliefertermin?
Hier entsteht oft Verwirrung: Wer den CARP-Termin bucht, hängt vom Frachtmodell ab – Collect (Amazon zahlt, Amazon beauftragten Carrier) oder Prepaid (Vendor zahlt, Vendor beauftragten Carrier). Das ist einer der wesentlichsten operativen Unterschiede zwischen den beiden Modellen.
Collect-Freight (WePay) – Amazon organisiert den Transport
Bei Collect-Freight schickt Amazon einen eigenen Carrier (z. B. DHL, UPS, Amazon Freight) zur Abholung beim Vendor. Der Vendor hat in diesem Modell keine Eigenverantwortung für die CARP-Buchung am Ziel-FC – das übernimmt der von Amazon beauftragte Carrier. Der Vendor muss die Ware jedoch bis zum Freight Ready Date auf der PO abholbereit auf dem Dock haben und die Routing-Anfrage rechtzeitig auslösen, damit Amazon einen Carrier zuweisen kann (in den USA typisch bis spätestens 2 Tage vor dem Pickup-Datum).[8]
Prepaid-Freight (TheyPay) – Vendor organisiert den Transport
Bei Prepaid-Freight ist der Vendor für den gesamten Transport verantwortlich: Carrier beauftragen, Lieferterminfenster einhalten, und CARP-Termin buchen. Das kann der Vendor selbst tun oder an seinen Carrier delegieren – aber die Verantwortung für einen rechtzeitigen, gebuchten Anliefertermin liegt beim Vendor. Amazon gibt ein Carrier Requested Delivery Date vor – das Datum, bis zu dem die Ware im FC ankommen muss. Wird es überschritten, droht ein PO On-Time Accuracy Chargeback.[8]
| Sendungstyp / Modell | Wer bucht CARP? | Vendor-Pflicht |
|---|---|---|
| Paketsendung (Small Parcel) – beide Modelle | Kein CARP-Termin erforderlich – Paketdienste liefern ohne Termin an | |
| LTL / FTL / Container – Collect | Amazon-beauftragter Carrier bucht CARP selbständig | Ware bis Freight Ready Date abholbereit; Routing-Anfrage rechtzeitig auslösen |
| LTL / FTL / Container – Prepaid | Vendor oder Vendors Carrier bucht CARP | Mindestens 24 Stunden vor Anlieferung; BOL-Nr. muss in CARP hinterlegt sein |
Sendungen ohne CARP-Termin können abgewiesen werden – auch wenn die ASN korrekt eingereicht wurde. Das FC plant seine Rampen-Kapazitäten anhand der CARP-Buchungen; nicht angekündigte LKW-Lieferungen können stundenlang warten oder zurückgeschickt werden. Bei Prepaid-Freight ist die Buchung immer Vendor-Verantwortung, auch wenn sie an den eigenen Carrier delegiert wird.
Chargebacks: Was sie auslöst und wie man sie verhindert
Chargebacks sind Kosten, die Amazon automatisch gegen Vendor-Rechnungen aufrechnet. Ohne aktives Monitoring und Dispute-Management können sie 5–10 % des Vendor-Umsatzes still erodieren.[2]
| Chargeback-Typ | Ursache | Prävention |
|---|---|---|
| ASN-Fehler | Keine ASN vor Ankunft; falsche Mengen/ASINs; fehlende Karton-Paletten-Zuordnung | ASN vor Carrier-Abfahrt einreichen; Mengen mit Pickliste abgleichen |
| Shortage-Claim | Amazon empfängt weniger als in ASN/Invoice angegeben | Pickliste, ASN und Invoice vor Versand abgleichen; niemals mehr invoicen als geliefert |
| Verspätete Lieferung | Lieferung nach PO-Datum ohne vorherige Bestätigung | PO-Anpassung rechtzeitig; CARP-Termin verbindlich buchen |
| Verpackungsverletzung | Verbotenes Füllmaterial, übergewichtige Kartons, falsche Paletten | Checkliste vor jeder Lieferung; Warehouse-Team schulen |
| Versand ohne PO | Ware angeliefert ohne aktive PO | Niemals ohne aktive PO versenden; überfällige POs in VC beobachten |
| Etikettierungsfehler | Fehlende oder falsche Karton-/Palettenetiketten, falscher Barcode-Typ | AMZNCC/SSCC vor Versand prüfen; Scanning-Prüfung im Lager |
Der Vendor-Bestellprozess hat eine eigentümliche Asymmetrie: Amazon vereinfacht die PO-Seite kontinuierlich – aber die Compliance-Anforderungen auf der Lieferseite werden nicht kleiner, sondern größer. ASN v2 ist das jüngste Beispiel. Die häufigste und teuerste Fehlerquelle in der Praxis ist der Abgleich zwischen physischer Lieferung, ASN und Invoice. Wer Pickliste, ASN und Invoice vor dem Versand dreifach abgleicht, eliminiert den Großteil aller Shortage-Claims aus eigener Verursachung.
Das Zweite: CARP-Termine werden oft unterschätzt. Ein nicht gebuchter Termin kann einen kompletten LKW stundenlang an der Rampe blockieren oder zur Rücksendung führen. CARP ist keine optionale Höflichkeit, sondern eine bindende Pflichtanforderung für alle nicht-parcelbasierten Lieferungen.
Fazit: Compliance als messbarer Wettbewerbsvorteil
Vendoren, die den Lieferprozess fehlerfrei managen, haben einen messbaren Vorteil: schnellere Einbuchung ins FC-Inventar, weniger Chargebacks, höhere Nettomargen und eine bessere Compliance-Scorecard für PO-Verhandlungen. Mit ASN Version 2 steigen die technischen Anforderungen – aber die Grundlogik bleibt dieselbe: Was Amazon im FC erwartet zu bekommen, muss exakt dem entsprechen, was in der ASN angekündigt wurde. Kein Mehr, kein Weniger.
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Fachpresse / aggregiertAmalytix – „Amazon Purchase Order (PO) Complete Guide“
PO-Bestätigungs-Zeitfenster, Backorder max. 30 Tage, automatische „pending cancellation“.
amalytix.com/en/glossary/purchase-order/ -
FachpresseMerchantSpring – „Navigating 2024 Amazon Vendor Logistics Changes“
Chargebacks kosten typisch 5–10 % Vendor-Umsatz; Invoice-Abgleich-Pflicht; Root causes von Shortage-Claims.
resources.merchantspring.io (Vendor Logistics 2024) -
Fachpresse / aggregiertAmalytix – „Advanced Shipment Notification (ASN) Complete Guide“
ASN-Pflichtfelder, Timing (30 Min. nach Abfahrt / 6h vor FC-Ankunft), Genauigkeitsanforderungen.
amalytix.com (ASN Guide) -
Vendor-Praxis (aggregiert)AMZNavigator – „Amazon Vendor Central: Prozessablauf Warenanlieferung“
CARP-Buchungspflicht (24h, LTL/FTL/Container); Etikettierungsoptionen AMZNCC/SSCC; Füllmaterialverbote; Palettennormen EU.
amznavigator.de (Warenanlieferung) -
FachpresseKhoo Commerce – „Amazon Vendor ASN Version 2 Changes from 1st August“
SSCC/AMZNCC Pflicht ab 1. August 2025 EU/UK; Karton-zu-Paletten-Zuordnungspflicht; Tracking pro Karton; EDI DESADV Anpassungen; +40 % Einbuchungsgeschwindigkeit, +30 % Accuracy.
khoocommerce.com (ASN V2) -
Amazon (offiziell)Amazon Seller Central DE – „Versandbedingungen und Anlieferplanung“
Kartonvorschriften (max. 23 kg, max. 63,5 cm); Palettentypen EU; verbotene Sicherungsmethoden; Füllmaterialverbote. Gilt für Vendor- und Seller-Sendungen gleichwertig.
sellercentral.amazon.de (Versandbedingungen)