In Amazons riesigem Logistiknetzwerk geht ständig Ware verloren, wird beschädigt oder falsch verbucht. Für solche Verluste steht Sellern eine Erstattung zu – aber 2025 hat Amazon die Spielregeln grundlegend geändert: niedrigere Erstattungsbasis, kürzere Fristen, strengere Dokumentation. Wer die neuen Regeln nicht kennt, lässt bares Geld liegen.
Wer FBA nutzt, übergibt seine Ware an Amazons Logistik – und damit auch ein Stück Kontrolle. In einem Netzwerk dieser Größe passieren zwangsläufig Fehler: Einheiten verschwinden im Lager, werden bei der Einlagerung beschädigt, bei Retouren falsch verbucht oder bei der Anlieferung nicht vollständig erfasst. Für all das hat Amazon ein Erstattungssystem – aber es ist kein Selbstläufer.[1]
2024 und 2025 hat Amazon dieses System grundlegend umgebaut – und zwar zuungunsten der Seller: Erstattet wird seit dem 31. März 2025 nicht mehr auf Basis des Verkaufspreises, sondern auf Basis der Herstellungs- bzw. Beschaffungskosten. Gleichzeitig wurden die Fristen drastisch verkürzt und die Dokumentationsanforderungen verschärft. Dieser Leitfaden erklärt die neue Lage und wie man trotzdem holt, was einem zusteht.
Die zentrale Änderung 2025: Herstellungskosten statt Verkaufspreis
Warum das für margenstarke Produkte schmerzt: Wer ein Produkt für 6,50 € einkauft und für 25 € verkauft, bekam früher bei Verlust eine Erstattung nahe am Verkaufspreis (minus Gebühren) – jetzt nur noch die ~6,50 € Herstellungskosten. Die entgangene Marge trägt der Seller selbst. Branchenberichte sprechen von Erstattungsrückgängen, die bei margenstarken Artikeln deutlich ausfallen können. Verlorene FBA-Ware wird damit faktisch zu einem echten Kostenfaktor in der P&L – der die Bedeutung der Bestandskontrolle erhöht.
Wichtige Ausnahme: Die Herstellungskosten-Basis gilt für Ware, die im Lager verloren geht oder beschädigt wird (bevor ein Kunde bestellt). Für Artikel, die nach einer Kundenbestellung verloren gehen oder beschädigt werden, erstattet Amazon weiterhin auf Basis des Verkaufspreises der ursprünglichen Bestellung (abzüglich anwendbarer Gebühren). Die Unterscheidung „vor vs. nach Kundenbestellung“ ist also entscheidend für die Erstattungshöhe.
Zwei Wege zur Herstellungskosten-Erstattung
Bei der neuen Herstellungskosten-Basis gibt es zwei Methoden, wie der zugrunde gelegte Wert ermittelt wird – und die Wahl hat erhebliche finanzielle Folgen.
Amazons Schätzung vs. eigene Kostendaten
1. Amazons geschätzte Herstellungskosten
Wenn der Seller keine eigenen Daten liefert, schätzt Amazon die Herstellungskosten anhand vergleichbarer Produkte auf der Plattform – inklusive ähnlicher Artikel anderer Seller und Großhandelskanäle. Diese Schätzung fällt erfahrungsgemäß oft niedriger aus.
2. Eigene Kostendaten (empfohlen)
Der Seller hinterlegt seine tatsächlichen Herstellungs-/Beschaffungskosten selbst – über die Seite „Manage Your Sourcing Cost“ im Inventory Defect and Reimbursement Portal. So wird auf Basis der echten Kosten erstattet, nicht auf Basis einer (oft niedrigeren) Schätzung.
Die wichtigste Sofortmaßnahme: Eigene, korrekte Herstellungskosten für alle SKUs im Sourcing-Cost-Portal hinterlegen. Wer das nicht tut, überlässt Amazon die Schätzung – und die liegt tendenziell unter den realen Kosten. Diese einmalige (und laufend zu pflegende) Dateneingabe ist der direkteste Hebel, um die Erstattungshöhe unter den neuen Regeln zu maximieren.
Wofür es überhaupt Erstattungen gibt
Erstattungsfähig sind diverse Situationen, in denen Amazon die Verantwortung trägt. Die wichtigsten Kategorien:
Im Lager verloren oder beschädigt
Einheiten, die in Amazons Fulfillment-Center verschwinden oder dort beschädigt werden – bevor ein Kunde bestellt. Jetzt nach Herstellungskosten erstattet.
Verlust bei Kundenbestellung
Ware, die nach einer Bestellung auf dem Weg zum Kunden verloren geht oder beschädigt wird – weiterhin nach Verkaufspreis (minus Gebühren) erstattet.
Retouren-Fehler
Kunde erhält Erstattung, sendet aber nichts zurück; oder die Retoure wird nie wieder eingebucht; oder ein anderes/beschädigtes Produkt kommt zurück.
Anlieferungs-Differenzen
Bei der Wareneinlieferung (Inbound) wird weniger eingebucht als geliefert – ein klassischer, oft übersehener Erstattungsfall (mit eigenen Nachweisanforderungen).
Falsch berechnete Gebühren
Falsches Size-Tier/Gewicht führt zu überhöhten FBA-Gebühren – rückwirkend korrigierbar und erstattungsfähig.
Entsorgung/Removal-Fehler
Ware, die bei Entsorgungs- oder Rücksendeaufträgen (Removal) verloren geht – mit eigenen, kurzen Fristfenstern.
Die neuen, kürzeren Fristen
Die wohl folgenreichste Änderung neben der Erstattungsbasis: Amazon hat die Fristen zum Einreichen von Erstattungsanträgen drastisch verkürzt. Wer früher bis zu 18 Monate Zeit hatte, muss heute viel schneller handeln.[3]
| Fall-Typ | Frist | Hinweis |
|---|---|---|
| Lager-Verlust/-Schaden | ~60 Tage | Ab dem gemeldeten Ereignis/Datum – deutlich kürzer als die früheren bis zu 18 Monate. |
| FBA-Kundenretouren | ~60–120 Tage | Fenster je nach Situation; rechtzeitiges Monitoring der Retouren-Reports nötig. |
| Removal/Entsorgung | kurze Fenster | Eigene, teils sehr enge Fristen (z. B. für Lost-in-Transit-Fälle) – genau prüfen. |
Die kritische Konsequenz der kurzen Fristen: Wer seine FBA-Reports nur alle paar Wochen oder einmal im Monat prüft, riskiert, Fristen zu verpassen – und damit Erstattungen endgültig zu verlieren. Die frühere Gelassenheit („das reiche ich irgendwann nach“) ist vorbei. Bestands- und Erstattungs-Reports gehören jetzt in einen engen, am besten wöchentlichen Prüfrhythmus – oder in ein automatisiertes Monitoring. Die genauen Fristen variieren und sollten stets aktuell in Seller Central geprüft werden.
Automatische Erstattung – aber nicht für alles
Eine Erleichterung gibt es: Seit Januar 2025 erstattet Amazon bestimmte Fälle von im Lager verlorener oder beschädigter FBA-Ware automatisch – ohne dass der Seller einen Antrag stellen muss.[3]
Aber Vorsicht – automatisch heißt nicht vollständig: Die automatische Erstattung deckt bestimmte Lager-Verlustfälle ab, aber längst nicht alle erstattungsfähigen Situationen. Retouren-Fehler, Anlieferungs-Differenzen, falsch berechnete Gebühren und viele andere Fälle müssen weiterhin manuell identifiziert und beantragt werden. Wer sich allein auf die Automatik verlässt, lässt einen Großteil der zustehenden Erstattungen liegen. Und: Auch automatische Erstattungen erfolgen nach den neuen Regeln (Herstellungskosten) – man sollte sie auf Plausibilität prüfen.
Der Erstattungsprozess Schritt für Schritt
7 OMNIFOX Praxistipps zu FBA-Erstattungen
Wie man unter den neuen Regeln holt, was einem zusteht – und nichts verfallen lässt.
Sourcing-Kosten für alle SKUs hinterlegen – die wichtigste einzelne Maßnahme
Unter den neuen Regeln entscheidet die hinterlegte Herstellungskosten-Angabe direkt über die Erstattungshöhe. Wer keine eigenen Kosten einträgt, überlässt Amazon die Schätzung – und die fällt erfahrungsgemäß niedriger aus als die realen Kosten. Die Empfehlung: für jede einzelne SKU die korrekten Beschaffungskosten im „Manage Your Sourcing Cost“-Portal hinterlegen und bei Einkaufspreisänderungen aktualisieren. Das ist eine einmalige Fleißarbeit mit dauerhaftem Effekt – und genau die COGS-Daten, die man ohnehin für die Deckungsbeitragsrechnung pflegt. Beide Themen lassen sich aus derselben Datenbasis speisen.
Auf wöchentliches Monitoring umstellen – die kurzen Fristen verzeihen nichts
Die Verkürzung von bis zu 18 Monaten auf rund 60 Tage ist ein Paradigmenwechsel. Wer Reports nur monatlich prüft, verpasst systematisch Fristen – und verliert Erstattungen unwiederbringlich. Bestands- und Retouren-Reports gehören jetzt in einen festen wöchentlichen Rhythmus, besser noch in ein automatisiertes Monitoring, das bei Diskrepanzen alarmiert. Gerade für größere Sortimente lohnt sich die Anbindung der FBA-Reports an ein eigenes Auswertungssystem, das verlorene Einheiten und ablaufende Fristen automatisch markiert. Die kurze Frist macht Geschwindigkeit zum entscheidenden Faktor.
Belege sauber und griffbereit halten – unvollständige Doku wird abgelehnt
Amazon hat die Dokumentationsanforderungen verschärft und prüft Anträge strenger, um Betrug zu verhindern. Detaillierte Lieferantenrechnungen, Kaufnachweise und Sendungsverfolgungs-Belege müssen vorliegen – unvollständige oder widersprüchliche Unterlagen führen zur Ablehnung. Die saubere Praxis: ein geordnetes Belegarchiv pro Wareneingang und SKU, das im Erstattungsfall sofort verfügbar ist. Wer Rechnungen erst mühsam zusammensuchen muss, riskiert, die kurze Frist zu reißen. Gute Dokumentation ist unter den neuen Regeln kein Bürokratie-Ballast, sondern die Voraussetzung dafür, überhaupt erstattet zu bekommen.
Sich nicht auf die automatische Erstattung verlassen – und sie prüfen
Die seit 2025 automatische Erstattung bestimmter Lager-Verlustfälle ist praktisch, aber trügerisch. Sie deckt nur einen Teil der erstattungsfähigen Fälle ab – Retouren-Fehler, Anlieferungs-Differenzen und Gebührenfehler müssen weiterhin manuell verfolgt werden. Wer denkt „Amazon macht das jetzt automatisch“, lässt den Großteil der zustehenden Erstattungen liegen. Zusätzlich: Auch die automatischen Erstattungen folgen den neuen (niedrigeren) Regeln und sollten auf Plausibilität geprüft werden – stimmt die Menge, wurde die richtige Basis verwendet? Automatik entbindet nicht von der Kontrolle.
Inbound-Differenzen aktiv verfolgen – ein oft übersehener Erstattungsfall
Ein häufig liegengelassener Bereich: die Differenz zwischen gelieferter und eingebuchter Menge bei der Wareneinlieferung. Wenn ein Karton mit 100 Einheiten ankommt, Amazon aber nur 94 verbucht, sind die fehlenden 6 ein Erstattungsfall – aber nur, wenn man die Diskrepanz erkennt und mit Lieferschein/Packliste belegt. Das setzt voraus, dass man jede Anlieferung nach der Vereinnahmung gegen die tatsächlich versendete Menge abgleicht. Gerade bei vielen Wareneingängen summieren sich diese kleinen Differenzen erheblich. Ein systematischer Inbound-Abgleich (versendet vs. eingebucht) deckt Geld auf, das sonst stillschweigend verloren geht.
Verlorene Ware jetzt als echten Kostenfaktor in der Kalkulation behandeln
Solange Amazon nahe am Verkaufspreis erstattete, waren FBA-Verluste finanziell fast neutral. Mit der Herstellungskosten-Basis tr?gt der Seller die entgangene Marge selbst – verlorene Ware wird zu einem echten Posten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Das hat zwei Konsequenzen: Erstens sollte man eine realistische Schwund-/Verlustquote in die Deckungsbeitragsrechnung pro ASIN einkalkulieren. Zweitens steigt der Wert sauberer Bestandsführung und schneller Erstattungsverfolgung – jeder nicht zurückgeholte Euro schlägt jetzt voll auf den Gewinn durch. Die Policy-Änderung macht aus einem Nebenthema einen Margenhebel.
Bei Reimbursement-Dienstleistern auf Amazons Regeln und Seriösität achten
Es gibt zahlreiche Tools und Agenturen, die Erstattungen gegen Provision automatisiert verfolgen. Das kann sinnvoll sein – gerade bei großen Sortimenten. Aber Vorsicht: Amazon hat klare Regeln, wie Erstattungen beantragt werden dürfen, und geht gegen missbräuchliche oder doppelte Anträge vor. Wer einen Dienstleister einsetzt, sollte sicherstellen, dass dieser Amazons Richtlinien einhält, keine unzulässigen Massenanträge stellt und transparent abrechnet. Ein seriöser Anbieter arbeitet regelkonform und nachvollziehbar; ein unseriöser kann das Verkäuferkonto gefährden. Die Verantwortung für regelkonforme Anträge bleibt am Ende beim Seller – unabhängig davon, wer sie technisch stellt.
Fazit: Aus Bequemlichkeit ist Disziplin geworden
Die FBA-Erstattung war lange ein gemütliches Sicherheitsnetz: lange Fristen, Erstattung nahe am Verkaufspreis, wenig Aufwand. Mit den Änderungen 2024/2025 ist daraus ein Thema geworden, das Disziplin verlangt. Erstattet wird nur noch auf Basis der Herstellungskosten, die Fristen sind auf rund 60 Tage geschrumpft, und die Dokumentation muss sitzen. Wer nach alten Gewohnheiten arbeitet, verliert doppelt: niedrigere Erstattungen und verpasste Fristen.
Die Antwort darauf ist ein systematischer Ansatz: echte Sourcing-Kosten für alle SKUs hinterlegen, Reports wöchentlich (oder automatisiert) überwachen, Belege griffbereit halten, alle Fallarten verfolgen – nicht nur die automatisch erstatteten – und verlorene Ware als echten Kostenfaktor in die Kalkulation pro ASIN einrechnen. Wer das beherrscht, holt sich zurück, was ihm zusteht, und verwandelt eine verschärfte Amazon-Policy von einem stillen Margenfresser in einen kontrollierten, beherrschbaren Posten. In einem Geschäft mit knappen Margen ist genau das bares Geld.